In gevallen waarin een van uw medewerkers ziek is en het cruciaal is om te weten of klanten hen hebben gemaild, rijst de vraag of het gerechtvaardigd is om hun mailbox te controleren. In het bedrijfsleven kunnen werknemers soms niet beschikbaar zijn om op e-mails te reageren, en deze berichten in de inbox van de afwezige medewerker kunnen belangrijke informatie bevatten. Maar is het toegestaan om zomaar de mailbox van een zieke medewerker te controleren?
Het antwoord
Deze situatie vereist een zorgvuldige afweging van verschillende belangen. Enerzijds is er het belang van de werkgever om zakelijke e-mails en correspondentie te controleren, terwijl anderzijds de privacy van de werknemer zo min mogelijk moet worden geschonden.
Als werkgever is het essentieel om altijd te kiezen voor een methode die het minst belastend is voor de werknemer en hun privacy. Overleg met de medewerker is daarom van groot belang. Als de zieke werknemer bijvoorbeeld in staat en bereid is om zelf de e-mails te controleren en door te sturen, is dit minder ingrijpend en moet u als werkgever daarvoor kiezen. Als er geen minder ingrijpende manier is dan het controleren van de mailbox van de werknemer, moet u ervoor zorgen dat de inbreuk op hun privacy tot een minimum beperkt blijft. Dit kan bijvoorbeeld door de out-of-office-melder van de werknemer in te schakelen, waardoor u minder vaak in hun mailbox hoeft te kijken.
Het is ook belangrijk om alleen zakelijke e-mails te lezen. Als uit de titel blijkt dat het om een privébericht gaat, mag u die mail niet openen. Als u per ongeluk een privémail opent, moet u onmiddellijk stoppen met lezen en het bericht sluiten. Al met al is het vinden van een balans tussen zakelijke belangen en werknemersprivacy van cruciaal belang in dergelijke situaties.
Heb jij andere vragen op het gebied van personeel, verzuim en HR? Neem dan contact met ons op, en dan helpen wij jou graag verder.
Bron: XpertHR
