Bewaartermijn personeelsdossier: dit zijn de regels

Zodra je personeel hebt, krijg je te maken met de wettelijke verplichting om personeelsdossiers te bewaren. Maar wat is de bewaartermijn van een personeelsdossier? Welke onderdelen moet je na 4 weken weggooien en wat moet je 7 jaar bewaren? In dit artikel vind je de bewaartermijnen van de meest voorkomende gegevens in het personeelsdossier.

Bewaartermijn personeelsdossier: wat is dat?

Je bent verplicht een persoonlijk dossier aan te leggen voor al je medewerkers. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart, moeten voldoen aan de AVG-wetgeving en moeten gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Sommige gegevens mag je vanwege privacy maar een beperkte periode bewaren, andere gegevens moet je voor de Belastingdienst een aantal jaar bewaren. De termijnen verschillen van 4 weken tot 7 jaar.

Hoelang moet je gegevens van medewerkers bewaren?

Welke bewaartermijn voor het personeelsdossier geldt is lastig te bepalen, omdat de inhoud van een personeelsdossier heel divers is. Van een sollicitatiebrief tot de arbeidsovereenkomst en van het verslag van een functioneringsgesprek tot communicatie rondom een promotie. 

Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Daarnaast heb je te maken met een aantal wettelijke bepalingen die een minimum bewaartermijn voor bepaalde onderdelen van het personeelsdossier voorschrijven. 

In een aantal wetten is wel een bewaartermijn opgenomen. Dit zijn de belangrijkste wettelijke bewaartermijnen voor je personeelsadministratie:

Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier

• Salarisadministratie: 7 jaar bewaren (Wet Rijksbelastingen)
• Loonbelastingverklaringen: 7 jaar bewaren (Wet Rijksbelastingen)
• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar bewaren (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme)
• Gegevens over arbeids- en verblijfsvergunning: 5 jaar bewaren (Vreemdelingenwet)
• Arbodossier: 20 jaar na einde dienstverband, einde functie of einde blootstelling (Arbowet)
• Verzuimdossier: 2 jaar na afronding verzuim (Wet Verbetering Poortwachter)

Bewaartermijn per onderdeel van het personeelsdossier

In de AVG staat dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzameld hebt. Maar hoe lang is dat dan? Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden.

Gegevens uit de sollicitatieprocedure: maximaal 4 weken
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.

Persoonsgegevens van werknemer in dienst: 2 tot 20 jaar

• Arbeidsovereenkomst: 7 jaar
• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar
• Loonbelastingverklaring: 5 jaar
• Verklaring arbeids- en verblijfsvergunning: 5 jaar
• Functiebeschrijving: 2 jaar
• Arbodossier: 20 jaar na einde dienstverband, einde functie of einde blootstelling. Let op: als je een arbodienst en/of bedrijfsarts inschakeld, dan verzorgen zij de bewaarplicht van dit dossier. Jij kunt dan het verzuimdossier twee jaar na uitdiensttreding verwijderen.
• Verzuimdossier: 2 jaar na afronding verzuim

Gegevens tijdens het dienstverband: 2 jaar

Als iemand in dienst is, ben je vanuit de AVG verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:

• Verslagen functioneringsgesprekken: 2 jaar
• Verslagen beoordelingsgesprekken: 2 jaar
• Opleidingscertificaten: 2 jaar
• Communicatie met werknemer: 2 jaar
• Gegevens over klachten en waarschuwingen: 2 jaar (langer bij zware vergrijpen)
• Verzuimadministratie: 2 jaar

Gegevens uit het re-integratietraject: 2 jaar

Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Daarnaast moet je de medewerker informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.

• Gegevens over de ziekmelding: 2 jaar na afronding re-integratiedossier
• Gegevens over de re-integratie: 2 jaar na afronding re-integratiedossier
• Gegevens over de voortgang van de re-integratie: 2 jaar na afronding re-integratiedossier

Gegevens na vertrek of ontslag medewerker: 2 tot 7 jaar

• Uitdiensttredingsformulier: 7 jaar na het dienstverband
• Verslag exitgesprek: 2 jaar na het dienstverband
• Getuigschrift: 2 jaar na het dienstverband
• Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarvan: 2 jaar na het dienstverband
• Afspraken over vervroegd uittreden (VUT): 2 jaar na het dienstverband
• Verslaglegging van de Wet verbetering Poortwachter (WvP): 2 jaar na het dienstverband
• Communicatie over benoemingen, promotie, bonussen en demoties: 2 jaar na het dienstverband
• Loonbelastingverklaringen: maximaal 5 jaar na het dienstverband
• Kopie van het identiteitsbewijs: 5 jaar na het dienstverband
• Salarisadministratie: 7 jaar na het dienstverband
• De datum van het in dienst treden: 7 naar na het dienstverband
• Salarisafspraken: 7 jaar na het dienstverband
• Stamkaart met persoonsgegevens van de ex-werknemer: 7 jaar na het dienstverband

Personeelsdossier: als de bewaartermijn is verstreken 

Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:

• Is de maximale bewaartermijn verstreken van de gegevens in een personeelsdossier? Dan mag je deze gegevens niet meer gebruiken en moet je ze vernietigen. 
• Is de minimale bewaartermijn verstreken? Dan mag je de gegevens vernietigen. Tenzij een medewerker na de minimale bewaartermijn vraagt om vernietiging van de gegevens. Dan moet je ze vernietigen.

Wil jij advies over personeelszaken? Lees hier meer over wat wij bij TOP HR desk voor jouw bedrijf kunnen betekenen!

BRON: MKBservicedesk.nl