5 risico’s van het werken met excel bestanden in HR processen
Werken met Excel-bestanden in HR-processen kan handig zijn, maar brengt ook verschillende risico's met zich mee. Hier zijn de vijf grootste risico's:
1. Dataveiligheid en privacy (AVG-compliance)
- Excel-bestanden bevatten vaak gevoelige persoonsgegevens (salarissen, contractgegevens, adressen, etc.).
- Ze worden vaak per e-mail gedeeld of op lokale schijven opgeslagen, waardoor het risico op datalekken toeneemt.
- Excel biedt geen ingebouwde toegangscontrole, waardoor onbevoegden mogelijk toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens.
2. Fouten door handmatige invoer en bewerking
- HR-processen vereisen nauwkeurige gegevens (salarissen, verlofuren, contractduur, etc.), maar Excel is gevoelig voor menselijke fouten.
- Een verkeerde formule of een typefout kan grote gevolgen hebben, zoals foute salarisuitbetalingen of contractverlengingen die niet op tijd gebeuren.
3. Versiebeheer en samenwerking
- Wanneer meerdere mensen met dezelfde Excel-bestanden werken, kunnen versieproblemen ontstaan.
- Bestanden worden vaak gekopieerd en lokaal opgeslagen, wat leidt tot inconsistenties en verouderde gegevens.
- Er is geen centrale database om de ‘single source of truth’ te waarborgen.
4. Beperkte schaalbaarheid en automatisering
- Excel is niet ontworpen voor complexe of grootschalige HR-processen zoals personeelsplanning, salarisadministratie of performance management.
- Grotere datasets kunnen de prestaties vertragen en crashes veroorzaken.
- Handmatige verwerking kost veel tijd en leidt tot inefficiëntie.
5. Gebrek aan audit trail en compliance
- In HR zijn nauwkeurige rapportages en compliance met wet- en regelgeving cruciaal.
- Excel heeft geen automatische audit trail, waardoor wijzigingen moeilijk te traceren zijn.
- Dit kan problemen opleveren bij interne controles of inspecties door bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil jij overstappen naar een gecentraliseerd systeem? Vraag ons gerust om hulp, en neem contact met ons op!