Per 1 juli vervallen in principe de wettelijk vakantiedagen die werknemers in 2020 hebben opgebouwd. Je bent verplicht om werknemers op die vervaltermijn te wijzen en ze de kans te geven om die vakantiedagen nog wel te benutten. Informeer je een werknemer niet op tijd of onduidelijk over de vervaltermijn, dan behoudt de werknemer zijn recht op de nog niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen na afloop van de vervaltermijn. Deze wettelijke vakantiedagen verjaren in dat geval pas vijf jaar na het jaar van opbouw, net als bovenwettelijke vakantiedagen.
Herinneringsmail
Veel werknemers hebben een groot aantal vakantiedagen over omdat zij er vanwege de coronacrisis minder hebben opgenomen. Dat maakt het nu extra belangrijk om werk te maken van de vakantiedagen. Als je werknemers nog niet schriftelijk hebt gewaarschuwd voor de vervaltermijn, doe je er goed aan om dit alsnog te doen. Het kan ook geen kwaad om er een herinneringsmail over te versturen. Laat werknemers bevestigen dat ze het bericht hebben ontvangen, zodat je achteraf kunt bewijzen dat de werknemers tijdig op de hoogte zijn gesteld. Een werknemer die zijn wettelijke dagen toch niet opneemt, kan dan worden geacht hier bewust afstand van te hebben gedaan.
Kan je iets doen om de voorraad vakantiedagen weg te werken, ondanks corona?
In de eerst plaats is het belangrijk om belemmeringen voor het opnemen van vakantie-uren, weg te nemen. Maar er zijn meer opties!
Vooral in het begin van de coronacrisis waren er nog werkgevers die graag wilden dat hun werknemers daar vakantiedagen voor opnamen. In principe mag je werknemers niet verplichten om vrije dagen weg te werken. Maar je kan het wel aantrekkelijk maken, bijvoorbeeld door een overschot aan werk weg te nemen, zodat werknemers de vrijheid ervaren om uren op te nemen. Stimuleer werknemers om hun vakantierecht echt te benutten en wijs ze op het vervallen van vakantiedagen (dat ben je bovendien verplicht). Wettelijk gezien mag je wel verplichte (collectieve) vakantiedagen aanwijzen, maar dit moet in de cao of arbeidsovereenkomst geregeld zijn. Gaat het om een bedrijfsregeling, dan heb je een akkoord van de werknemers nodig. Van deze maatregel kan dus niet ad hoc gebruik gemaakt worden. Staat deze optie wél in de cao of arbeidsovereenkomst, dan zou je de komende periode vrije dagen rond Koningsdag en Pinksteren kunnen gebruiken om verplichte vrije dagen aan te wijzen.
Overdragen
Je kan werknemers ook wijzen op de optie om bovenwettelijke vakantie-uren te schenken. Een werknemer die er veel over heeft en ze niet gaat opmaken, kan een deel van zijn tegoed vrijwillig overdragen aan een collega die hard nodig heeft. De nood kan bijvoorbeeld hoog zijn bij gezinnen die thuisonderwijs hebben gegeven. Voor het schenken van vakantiedagen moet je wel goed de regels nagaan en duidelijke regels opstellen. Uitbetalen is voor bovenwettelijke uren ook een optie, hoewel dit voor de werknemers belastingtechnisch vaak wat teleurstellend uitpakt. En ook hier geldt: in een schriftelijke overeenkomst moet dan wel zijn opgenomen dat het tussentijds uitbetalen van uren een mogelijkheid is.
Ziektedagen
Een andere mogelijkheid om het aantal vakantiedagen te verminderen is om ze deels te verrekenen met ziektedagen. Opnieuw is dit alleen een optie voor bovenwettelijke vakantie-uren en geldt de voorwaarde dat het schriftelijk is overeengekomen. Een bepaald aantal ziektedagen worden dan aangemerkt als vakantiedagen. Dit geldt alleen voor de dagen die in het jaar van ziekte zijn opgebouwd. Daarnaast mag je tijdens of na de ziekte nog overeenkomen dat enkele ziektedagen gaan gelden als bovenwettelijke vakantiedagen. In dat geval mogen ook bovenwettelijke vakantiedagen uit eerdere jaren hiervoor ingezet worden.
Bron: HR rendement
April 2021
