Officemanager (24 - 32 u.p.w.)

Staan servicegerichtheid en accuratesse bij jou ook centraal? 

Affiniteit met techniek is een must!

Je bent zelfstandig, proactief, organisatiesensitief en gestructureerd. 

Je bent communicatief sterk in zowel de Nederlandse als Engelse taal in woord en geschrift. 

Je hebt bij voorkeur mbo werk- en denkniveau aangevuld met relevante werkervaring.

Je bent flexibel en een echte teamplayer. 

Enige jaren werkervaring als officemanager is noodzakelijk.

Voor onze relatie in de regio Noord-Holland (omgeving Alkmaar - Heerhugowaard) zijn wij per medio september 2022 op zoek naar een officemanager voor 24 - 32 uur per week. In eerste instantie is deze vacature ter vervanging van zwangerschapsverlof. Wellicht bestaat er in de toekomst de mogelijkheid voor een duobaan.


Als officemanager zorg je voor een goed ontvangst van bezoekers en ben je verantwoordelijk voor het aannemen en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken. Tevens ben je verantwoordelijk voor het beheer van kantoorbenodigdheden, de verzorging en bevoorrading van de kantine, het verwerken van de post en diverse administratieve werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je waar nodig de financiële administratie, operations en QHSE. Je voert deze werkzaamheden zelfstandig en met eigen verantwoordelijkheid uit en je ontvangt directe leiding van de Financial Controller.

Als officemanager houd jij je bezig met de volgende werkzaamheden:

  • Correcte dagelijkse postverwerking en mailboxbeheer;
  • Circulatie en fiattering van de binnenkomende facturen binnen de organisatie;
  • Je begroet bezoekers, bepaalt de aard en het doel van het bezoek, stuurt hen door naar de juiste personen en/of bestemmingen en verzorgt consumpties;
  • Je beantwoordt de telefoon, screent, verbindt door en neemt berichten aan;
  • Je bereidt het algemeen werkoverleg voor en notuleert het werkoverleg;
  • Je assisteert bij de voorbereiding en afsluiting van projecten;
  • Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de kas;
  • Je bewaakt en beheert de voorraad van kantoorartikelen, huishoudelijke artikelen en verbruiksartikelen;
  • Je boekt accommodaties, vervoer en vluchten voor medewerkers en regelt de daarbij benodigde visa;
  • Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden en inplannen van keuringen en (her)certificeringen;
  • Je beheert  het wagenpark; km-administratie bijhouden, onderhoud plannen, APK keuringen van de auto’s bijhouden en verzekeringspapieren van de auto’s up-to-date houden;
  • Je zorgt bij calamiteiten voor de oproep van hulpdiensten.

Als officemanager beschik je over de volgende kwaliteiten: 

  • Je beschikt over mbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt een aantal jaar relevante werkervaring als receptioniste/administratief medewerker;
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je beschikt over gedegen kennis en ervaring met het Office-pakket;
  • Je kunt gestructureerd en zelfstandig werken;
  • Je hebt een servicegerichte en proactieve instelling;
  • Je hebt een gemotiveerde en flexibele houding t.a.v. van verschillende werkzaamheden.

Verder ben je accuraat, verantwoordelijk, communicatief vaardig, zelfstandig, oplossingsgericht, integer en representatief.

Salarisindicatie €2500 tot €3500 per maand afhankelijk van opleidingen en ervaring.

25 vakantiedagen, 13 ADV-dagen, 8% vakantiegeld en een ruime werkgeversbijdrage pensioenpremie.

Je werkt in een collegiale werkomgeving met ruim 20  collega's. 

Flexibele invulling qua werktijden voor 24 - 32 uur per week verdeeld over 4 of 5 dgn.

Een prettige, informele en resultaatgerichte werksfeer met goede arbeidsvoorwaarden.

Persoonlijke ontwikkeling en initiatief wordt gewaardeerd.

Ben jij de servicegerichte officemanager die wij zoeken? Solliciteer dan direct. 

Mail een knallende motivatiebrief + cv naar info@tophrdesk.nl 

of bel eerst voor meer informatie met Astrid Verburg of Nicole de Lange op 072 531 54 64.