Als een werknemer voor langere tijd wegens arbeidsongeschiktheid uitvalt, moet je als werkgever veel taken uitvoeren. Volgens de Wet verbetering Poortwachter (WvP) moet je aan een groot aantal verplichtingen voldoen. Met deze checklist word je op weg geholpen zodat je geen belangrijke zaken vergeet. Uiteraard kan je dit gehele proces ook uitbesteden aan TOP HR desk!
Direct de checklist in pdf printen? Klik hier
☐ Heb je de datum van de ziekmelding geregistreerd en gevraagd naar duur verzuim, verband met arbeidsongeval / (verkeers)ongeval met aansprakelijke derde?
☐ Heb je de ziekte binnen een week doorgegeven aan de Arbodienst/bedrijfsarts? Als er volgens jou een arbeidsconflict is, heb je dat gemeld? Is een spoed controle nodig?
☐ Heb je de ziekte binnen vier dagen doorgegeven aan je verzuimverzekeraar?
☐ Heb je de ziekte doorgegeven aan het UWV als er sprake is van een vangnetter/no riskpolis?
☐ Is de ziekte binnen een week doorgegeven aan de bedrijfsarts?
☐ Ben je begonnen met het aanleggen van een re-integratiedossier waarin je alle acties (ook telefoontjes) opneemt?
☐ Heb je een terugkoppeling ontvangen van de bedrijfsarts en dit opgenomen in het re-integratieverslag?
☐ Is er volgens jou sprake van een arbeidsconflict en zo ja, heb je dit dan doorgegeven aan de bedrijfsarts?
☐ Heb je deze melding ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je als de ziekte het gevolg is van een (verkeers)ongeval waarvoor een derde aansprakelijk is, deze derde al aangesproken?
☐ Heb je je, als er geen mogelijkheden meer zijn om te werken, laten adviseren of je een vervroegde WIA-uitkering moet aanvragen?
☐ Heb je bij eventuele nalatigheid of onwilligheid van de werknemer voldoende gebruikgemaakt van je wettelijke mogelijkheden om de werknemer aan te spreken op zijn eigen verantwoordelijkheden en verplichtingen binnen het re-integratieproces?
☐ Heb je van de bedrijfsarts een advies en de probleemanalyse ontvangen?
☐ Heeft de werknemer ook een exemplaar van het advies en de probleemanalyse ontvangen?
☐ Heeft de bedrijfsarts, als er sprake is van langdurige ziekte, een FML opgesteld om beperkingen en mogelijkheden vast te leggen?
☐ Heb je contactmomenten met de werknemer verwerkt in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de werknemer uitgenodigd voor het opstellen van een plan van aanpak.
☐ Hebben jij en de werknemer samen het plan van aanpak opgesteld en ondertekend?
☐ Heb je bij het opstellen van dit plan gekeken naar de mogelijkheden in de eigen functie, mogelijkheden in een andere functie binnen jouw bedrijf en mogelijkheden bij een andere werkgever?
☐ Heb je in het plan aandacht besteed aan te ondernemen re-integratieactiviteiten, doelstellingen en afspraken over evaluatie en bijstelling?
☐ Heb je het plan van aanpak opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je bij eventuele nalatigheid of onwilligheid van de werknemer voldoende gebruikgemaakt van jouw wettelijke mogelijkheden om de werknemer aan te spreken op zijn eigen verantwoordelijkheden en verplichtingen binnen het re-integratieproces?
☐ Eerste evaluatiebijeenkomst met de werknemer en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier? ☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer? ☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak? ☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de tweede evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier? ☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer? ☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak? ☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de derde evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de vierde evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts eveneens contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de vijfde evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de ziekte van de werknemer doorgegeven aan het UWV?
☐ Heb je een kopie van de melding opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de zesde evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ In deze periode evalueer je met de werknemer het afgelopen jaar en stellen jullie vast welk re-integratieresultaat jullie in het tweede ziektejaar willen behalen en hoe jullie dat gaan doen.
☐ Heb je de zevende evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je tijdens de eerstejaars evaluatie alle re-integratieactiviteiten van het eerste ziektejaar geëvalueerd en een gezamenlijk standpunt kunnen formuleren over de noodzaak van een eventuele andere aanpak?
☐ Heb je onderzocht of het nodig is een arbeidsdeskundige in te schakelen, een tweede spoortraject te starten of een deskundigenoordeel te vragen bij het UWV?
☐ Is er, als werken definitief niet meer mogelijk is, een vervroegde WIA-uitkering aangevraagd?
☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de achtste evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je uitvoering gegeven aan adviezen om een arbeidsdeskundige in te schakelen, een tweede spoortraject op te starten of een deskundigenoordeel aan te vragen?
☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de negende evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Is er, als de werknemer definitief niet meer kan werken, al een WIA-uitkering aangevraagd?
☐ Heeft de bedrijfsarts eveneens contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Hebt je de tiende evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts eveneens contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de elfde evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts eveneens contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de twaalfde evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts eveneens contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je van de bedrijfsarts een actueel oordeel ontvangen en dit opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de werknemer uitgenodigd voor een evaluatie van de re-integratie in verband met de WIA-aanvraag?
☐ Hebben jij en de werknemer de mogelijkheid besproken om de WIA-aanvraag uit te stellen door de periode van loondoorbetaling vrijwillig te verlengen? ☐ Als je samen een verzoek hebt ingediend om de WIA-aanvraag uit te stellen, heb je dan een kopie van de aanvraag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Hebben jij en de werknemer het verloop van de re-integratie geëvalueerd en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer en heb je een actueel oordeel ontvangen van de bedrijfsarts?
☐ Hebben jij en de werknemer een brief ontvangen van het UWV over de aanvraag van een WIA-uitkering?
☐ Heb jij jouw deel van het re-integratieverslag afgerond en naar de werknemer gestuurd?
☐ Heb je een kopie van jouw deel van het re-integratieverslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je samen met de werknemer de eindevaluatie ingevuld in het re-integratieverslag?
☐ Is het re-integratieverslag compleet?
☐ Heeft de werknemer ook van de bedrijfsarts een re-integratieverslag ontvangen en kopieën van alle documenten uit het re-integratieverslag?
☐ Heeft de werknemer de WIA-aanvraag ingediend?
☐ Is het volledige re-integratieverslag ingediend bij het UWV?
☐ Heb je een bevestiging ontvangen van het UWV?
☐ Heb je van het UWV te horen gekregen dat het re-integratieverslag onvolledig is en zo ja, heb je het dan binnen twee weken aangevuld?
☐ Heb je een kopie van het door jou aangevulde verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de dertiende evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekende verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts eveneens contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Hebben jij en de werknemer van het UWV te horen gekregen of de WIA-aanvraag is gehonoreerd? Heb je deze beslissing opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heb je de veertiende evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden en een door jullie beiden ondertekend verslag opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Heeft de bedrijfsarts contact gehad met de werknemer?
☐ Heb je eventuele wijzigingen in de re-integratieplannen opgenomen in het plan van aanpak?
☐ Zo ja, heb je het bijgestelde plan van aanpak ook opgenomen in het re-integratiedossier?
☐ Zijn er mogelijkheden om de werknemer in dienst te houden?
☐ Is de werknemer bereid om eventueel een inkomensachteruitgang te accepteren als het UWV hem minder dan 35% arbeidsongeschikt heeft verklaard en je hem in dienst wilt houden?
☐ Als je de werknemer wilt ontslaan, kun je dan aannemelijk maken dat binnen 26 weken geen herstel valt te verwachten?
☐ Heb je een beeld van de kosten van verhoogde WGA-premies in de komende jaren als de werknemer in de WGA belandt?
☐ Heb je deze premiekosten vergeleken met de kosten die je moet maken om de werknemer – desnoods met hulp van gespecialiseerde partijen – alsnog te re-integreren?
☐ Heb je je, als een boete is opgelegd, laten adviseren over de mogelijkheden om bezwaar aan te tekenen?
Download hier de checklist in pdf!
