Veelgestelde vragen - Salarisadministratie

Veel gestelde vragen over salarisadministratie

Wat is salarisadministratie?

Heb je als ondernemer personeel in dienst en betaalt u maandelijks loon? Dan kan je de term salarisadministratie zien als het betalingsproces van het loon en het inhouden van de bijbehorende loonheffing. Gezien er over de loonkosten belasting moet worden betaald en de salarissen de grootste kostenpost van werkgevers vormen, is een accurate berekening essentieel.

De belangrijkste aspecten van de salarisadministratie:

Bepaling van de hoogte van nettoloon van uw personeel;
Hoeveel loonheffingen dien je af te dragen?
Zorgen voor een discipline van tijdig versturen van loonstrookjes;
Altijd op tijd de loonaangifte doen en de salarissen uitbetalen.

2. Wat is payrolling?

Een payrolling aanbieder neemt personeel in dienst en wordt in juridische zin diens werkgever. Soms ontstaat er onduidelijkheid in het verschil tussen payrolling en het simpelweg uitbesteden van salarisadministratie. Wanneer je ervoor kiest om de salarisadministratie uit te besteden blijf je alsnog de werkgever. Bij een payrolling overeenkomst neem het payroll-bedrijf de arbeidsrechtelijke taken en ook de arbeidsrechtelijke risico’s op zich. In praktische zin profiteer je ervan dat alle administratieve taken uitgevoerd worden door de payroller. Denk aan:

Arbeidscontracten verzorgen.
Regelen van loondoorbetalingen.
Verzekering regelen bij arbeidsongeschiktheid.
De jaaropgaven opstellen.
Eventuele ontslagprocedure.
Wetswijzigingen verwerken.
En uiteraard het bijhouden van de salarisadministratie.

2.1 Is payrolling iets voor mij?

In principe is het payrolling voor iedere werkgever mogelijk interessant. Het brengt een extra mate van gemak en flexibiliteit met zich mee. Je beperkt aanzienlijk in specifieke risico’s en kunt tevens, door efficiënte inkoop, profiteren van extra financieel voordeel. De payroller verstrekt een helder overzicht met wat de totale kosten zullen zijn. Hier kan je rekening mee houden bij het maken van alle berekeningen. Ook ontvang je geen facturen of aangiften meer van andere partijen, zoals de Belastingdienst, het UWV, boekhouders of bijvoorbeeld de arbodienst.

3. Hoe bewaar ik overzicht in al mijn administratie?

Wanneer je eenmaal met salarisadministratie te maken krijgt, krijg je ook veel te maken met diverse formulieren en talloos papierwerk. Behoud, onder andere, een secuur overzicht van de diverse meldingen en brieven van de Belastingdienst. Ons advies is om deze brieven altijd goed (digitaal) op te slaan en consequent door te sturen naar de boekhouder. Het gaat hierbij om brieven zoals:

De brief waarin het loonbelastingnummer van jouw bedrijf is vermeld.
De melding waarin de sectorindeling van jouw bedrijf wordt gecommuniceerd.
Het jaarlijks overzicht dat je rond november wordt toegestuurd met de aangifte-tijdvakken.

Daarnaast is het van belang een goed overzicht te hebben over personeelsdocumenten. Wanneer je nieuw personeel aanneemt, ben je verplicht een aantal documenten voor jouw administratie vast te leggen. In ieder geval gaat het om:

Een kopie van de identiteitskaart of paspoort van de nieuwe werknemer.
De loonbelastingverklaring, ondertekend.
Een ondertekende arbeidsovereenkomst.

Verder is het op orde hebben van de documentatie op het moment van uitbetaling van het loon belangrijk (de jaaropgaaf, een loonstaat en correcte loonstrook).

4. Wat is een loonstaat?

De term loonstaat definieert het overzicht dat je als werkgever krijgt, van alle inkomsten van jouw personeel. Voor iedere werknemer krijg je dan ook een aparte loonstaat. Wat er zoal op een loonstaat moet staan:

Het loon;
Eventueel fooi;
Reiskosten- en andere vergoedingen;
De te betalen loonbelasting;
Verzekeringspremies;
De gegevens (NAW) van de desbetreffende medewerker;
Het persoonlijke sofinummer.

In sommige situaties dien je overigens géén loonstaat aan te maken. Denk bijvoorbeeld aan wanneer u een kind heeft, dat betaald werk voor u doet of bijvoorbeeld een medewerker die uitsluitend een (bijstands)uitkering ontvangt.

5. Is een loonstrook verplicht?

Betaal je werknemer(s) voor de eerste keer? In dat geval is een loonstrook verplicht. Hierna is de loonstrook alleen maar verplicht, wanneer er veranderingen zijn in de hoogte van het salaris of loonheffing.

Wat moet er op de loonstrook staan?

Een loonstrook dient voorzien te zijn van de volgende onderdelen:

Het tijdvak;
De overeengekomen uren;
Het brutoloon;
De onderverdeling van het loon (samenstelling; het loon zelf, prestatiebeloningen, provisies en dergelijke);
Het minimumloon dat voor de specifieke medewerker geldt. Ongeacht het feit dat hij of zij meer verdient;
Reiskosten- en andere onkostenvergoedingen;
Vakantierecht;
Sociale premies, pensioenpremies en loonbelasting;
Naam-, adres-, woonplaatsgegevens & sofinummer van de medewerker;
Uw gegevens als werkgever zijnde.

6. Wat is de jaaropgave?

De jaaropgave is het jaarlijkse overzicht voor de Belastingdienst. Hier vind je alle informatie over het salaris en inhoudingen. Januari is de maand waarin de jaaropgave jaarlijks wordt opgemaakt en bevat de onderstaande gegevens:

Het loon dat de desbetreffende medewerker heeft ontvangen over het afgelopen kalenderjaar. Dit staat gelijk aan kolom 14 in de loonstaat;
Kolom 15 van de loonstaat, oftewel de ingehouden loonbelasting en verzekeringspremie;
Wederom het sofinummer;
Loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Dit zijn respectievelijk kolommen 12 en 16 van de loonstaat;
De code bij de loonbelastings-/premie volksverzekeringenbepaling;
Verrekende arbeidskorting; totaalbedrag.

7. Overkoepelende regelgevingen?

Naast het uitvoeren van de bovenstaande taken, is het cruciaal om rekening te houden met eventuele CAO- en pensioenregels. Het is meer dan alleen maar zakelijke accuratesse. Het brede scala aan uitwisseling van wederzijdse gunsten, waaronder een correcte afwikkeling van salarisadministratie, zorgt voor tevreden personeel en tevreden klanten. Kleine aandachtspunten maken soms het verschil.

Bron: hetsalariskantoor.nl