Als werkgever met personeel krijg je vaak te maken met reiskostenvergoeding. Reiskostenvergoeding is een voorbeeld van een onkostenvergoeding. We leggen je graag uit wat het belang is van het op orde hebben van de reiskostenvergoeding en andere onkostenvergoedingen en waarmee je rekening moet houden.
Wat is een onkostenvergoeding precies?
We beginnen met de vraag wat een onkostenvergoeding voor medewerkers precies is. In principe gelden onkostenvergoedingen als indirecte loonkosten, wat inhoudt dat ze samenhangen met de situatie van je medewerkers. Medewerkers maken bepaalde kosten bij het uitoefenen van hun baan en worden daarvoor gecompenseerd. Die kosten moeten in principe worden gedeclareerd door de medewerker, maar je kan er als werkgever ook voor kiezen om een vaste onkostenvergoeding te geven. Dit is bij de vaste reiskostenvergoeding gebruikelijk, omdat de woon-werk afstand in principe elke maand hetzelfde is. Je moet altijd kunnen aantonen dat de vergoeding direct te relateren is aan de gemaakte kosten van de medewerker. Controleer daarom ook regelmatig of de vergoedingen nog kloppen, en pas deze altijd aan bij verandering van functie. Daarnaast moeten vergoedingen ook worden aangepast bij veranderingen in de persoonlijke situatie van medewerkers. Als een medewerker bijvoorbeeld verhuist, zal de reiskostenvergoeding (maximaal 19 cent per kilometer belastingvrij) moeten worden aangepast op basis van de nieuwe afstand tussen woning en werk. Deze aanpassing moet binnen maximaal 6 weken gedaan worden om een boete van de Belastingdienst te voorkomen.
Reiskostenvergoeding en de belasting
Een aantal onkostenvergoedingen worden als loon gezien, waarover normale loonbelasting en verzekeringen dienen te worden ingehouden. Daarnaast heb je ook nog onkostenvergoedingen buiten het normale salaris om, die niet vaak belast zullen zijn. Zaken als werkkleding, kosten voor zakelijke reizen of vergoedingen voor eten worden niet belast. Kies je er als medewerker voor om je werkgevers een sportabonnement te geven, dan is dit wel belast. Het grootste deel van de onkostenvergoedingen zijn gerichte vrijstellingen, waarover geen belasting of premies worden betaald. Buiten die gerichte vrijstellingen valt alles binnen de WKR tot het loon. Binnen de WKR heb je als werkgever een vrije ruimte, die je mag besteden naar eigen wens.
Neem gerust contact op voor meer informatie via:
Bron: loket
