Vanaf 1 januari 2021 vervalt de ‘coulanceregeling’ voor de vaste reiskostenvergoeding die sinds de coronamaatregelen vanaf maart gold. De ‘oude’ regels rond de vaste reiskostenvergoeding gaan dan weer gelden. In deze nieuwsbrief bespreken we de volgende onderwerpen:
- Vaste reiskostenvergoeding t/m 31 december 2020
- Nieuwe afspraken per 1 januari 2021 over reiskosten
- Thuiswerkvergoeding
- Lease-auto inleveren?
Omdat veel werknemers sinds het uitbreken van de coronacrisis een ander reispatroon hebben, zullen veel werkgevers daarom per 2021 opnieuw moeten inventariseren 1) welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en 2) wat hun reispatroon zal zijn in 2021. Aan de hand van dit overzicht moet je vervolgens bepalen a) welke werknemers nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding en b) met welke werknemers andere afspraken moeten worden gemaakt.
Vaste reiskostenvergoeding t/m 31 december
Hoe zit dit nu precies? Een werkgever kan verschillende afspraken maken over het vergoeden van reiskosten voor woon-werkverkeer of zakelijk verkeer. De werkgever kan bijvoorbeeld met de werknemer afspreken dat deze een vaste reiskostenvergoeding ontvangt, maar kan ook afspreken dat de werknemer reiskosten steeds per reis declareert. Die verschillende afspraken moeten in het contract of via een addendum worden vastgelegd. Daarnaast gelden fiscale regels voor de belasting van de afgesproken reiskostenvergoeding.
Sinds maart hebben veel werknemers door de coronamaatregelen meer thuis gewerkt en veel minder gereisd. Door die verandering moesten werkgevers de vaste reiskostenvergoeding eigenlijk aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon rekenen. De regering heeft daarom geregeld dat tot 31 december 2020 geen gevolgen worden verbonden aan het gewijzigde reispatroon als gevolg van de coronacrisis. De vaste reiskostenvergoeding kan daardoor tot het einde van dit jaar gewoon doorbetaald worden alsof er feitelijk niets is veranderd. Dit zal niet leiden tot loonheffing.
Nieuwe afspraken per 1 januari 2021 over reiskosten
Maak per 1 januari andere afspraken met werknemers over de reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld dat de werknemer de reizen per reis moet declareren), leg de wijziging vast in het reiskostenreglement, de arbeidsovereenkomst of via een addendum. Als je bij TOP HR desk een abonnement hebt op het digitale personeelsdossier zullen wij deze vastlegging realiseren. Geef snel de gewijzigde afspraken door zodat TOP HR desk er voor kan zorgen dat het feitelijk mogelijk is om de nieuwe afspraken na te komen, dit dien we door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties in NMBRS.
Thuiswerkvergoeding
Veel thuiswerkende werknemers en werkgevers hebben de vaste reiskostenvergoeding die door bleef lopen, ervaren of ingezet als een soort thuiswerkvergoeding (waarmee de werknemers feitelijk de kosten van gas, water, licht en kleine consumpties konden compenseren). Wil je de werknemers dus vanaf januari blijven compenseren voor kosten van gas, water en licht en kleine consumpties als koffie en thee, dan zul je ook aanvullende afspraken over een thuiswerkvergoeding moeten vastleggen.
Lease-auto inleveren?
Sommige werknemers hebben een lease-auto om te gebruiken voor werk en in sommige gevallen ook voor privédoeleinden. Als door de coronacrisis de auto niet meer gebruikt wordt voor werk, kan het innemen van de auto veel kosten besparen. De vraag is of je deze arbeidsvoorwaarde zomaar mag wijzigen. Mag de werknemer de lease auto niet privé gebruiken? Dan kan de werkgever in beginsel eisen dat de werknemer de auto inlevert. Is afgesproken dat de werknemer de auto privé wel mag gebruiken? Dan wordt de auto gezien als loon. In dat geval zal de werkgever een compensatie moeten betalen aan de werknemer als hij de auto inneemt.
Meer weten over het toepassen van de nieuwe regels in 2021, neem contact op met je HR / salarisadviseur van TOP HR desk.
